Zmiany w ewidencjach akcyzowych od 1 stycznia 2024 r.

Od 1 stycznia 2024 r. wprowadzono zmiany w ewidencjach akcyzowych. Zniesiono obowiązek obligatoryjnej elektronizacji ewidencji. Tym samym podatnicy nadal mogą prowadzić ewidencje zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. 

Obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie ewidencji, dokumentacji i protokołów dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy, które uwzględnia sposób prowadzenia ewidencji również w formie papierowej, czego nie przewidywało rozporządzenie obowiązujące do końca 2023 r. Ponadto w związku ze zmianami ustawy akcyzowej wprowadzającymi możliwość importu wyrobów akcyzowych do składu podatkowego nowe rozporządzenie uzupełniono także o regulacje dotyczące ewidencji w tym zakresie.

Dotychczas obowiązujące rozporządzenie z 11 czerwca 2021 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz.U. z 2021 r. poz. 1150 ze zm.) obowiązywało do 31 grudnia 2023 r.. Ponadto ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598) uchylono przepisy wprowadzające obowiązek prowadzenia ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych wyłącznie w postaci elektronicznej, a zatem nadal dopuszczalne jest ich prowadzenie także w postaci papierowej. Ponieważ obowiązujące rozporządzenie nie przewidywało prowadzenia ewidencji i dokumentacji w postaci papierowej, konieczne stało się wydanie rozporządzenia uwzględniającego ten sposób ich prowadzenia.

Ponadto, w związku ze zmianami ustawy wprowadzającymi możliwość importu wyrobów akcyzowych do składu podatkowego, wprowadzono także regulacje dotyczące ewidencji w tym zakresie. 

Sposób prowadzenia ewidencji i dokumentacji akcyzowych

Regulacje dotyczące sposobu prowadzenia dokumentacji, z wyjątkiem dodania przepisów odnoszących się do ich prowadzenia w postaci papierowej, pozostały co do zasady bez zmian w stosunku do dotychczas obowiązującego rozporządzenia. Osobno jednak uregulowano wymagania do prowadzenia ewidencji w postaci papierowej i osobno w postaci elektronicznej.

Wymagania dla prowadzenia dokumentacji w postaci papierowej uregulowano w § 6 i 7 nowego rozporządzenia.  Natomiast § 8 uregulowano wymagania dotyczące funkcjonalności oraz zabezpieczenia programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej oraz sposób przechowywania danych na informatycznym nośniku danych. 

Ewidencje akcyzowe w zakresie importu wyrobów akcyzowych do składu podatkowego

W przypadku wprowadzenia wyrobów akcyzowych do składu podatkowego w celu dopuszczenia ich do obrotu i objęcia procedurą zawieszenia poboru akcyzy w miejscu importu znajdującym się w składzie podatkowym, podmiot prowadzący skład podatkowy będzie obowiązany w prowadzonej ewidencji podać zamiast daty fizycznego wprowadzenia importowanych wyrobów akcyzowych do składu podatkowego – datę dopuszczenia ich do obrotu. 

Dodatkowo w ewidencji będzie obowiązek podania numeru zgłoszenia celnego, na podstawie którego importowane wyroby akcyzowe zostały dopuszczone do obrotu w miejscu importu znajdującym się w składzie podatkowym. Dane te stanowią niezbędny i jednocześnie wystarczający zbiór pozwalający na zapewnienie właściwej kontroli. 

Ewidencje wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo

Zmiany dotyczące ewidencji wyrobów akcyzowych dostarczanych na terytorium kraju przez wysyłający podmiot zagraniczny za pośrednictwem przedstawiciela podatkowego dotyczą w szczególności zakresu ewidencjonowanych danych. Zamiast wskazywania określonej w dotychczas obowiązującym rozporządzeniu w § 20 pkt 3 daty otrzymania wyrobów akcyzowych przez przedstawiciela podatkowego podmiot obowiązany będzie do wskazywania w ewidencji daty odebrania wyrobów akcyzowych przez odbiorcę na terytorium kraju (§ 22 pkt 7 nowego rozporządzenia). Zmiana ma na celu zapewnienie spójności między zakresem danych znajdujących się w ewidencji wyrobów akcyzowych dostarczanych na terytorium kraju przez wysyłający podmiot zagraniczny za pośrednictwem przedstawiciela podatkowego, a regulacją normującą moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu nabycia wewnątrzwspólnotowego wyrobów akcyzowych znajdujących się poza procedurą zawieszenia poboru akcyzy. Zgodnie bowiem z art. 10 ust. 7 ustawy akcyzowej obowiązek podatkowy z tytułu nabycia wewnątrzwspólnotowego wyrobów akcyzowych znajdujących się poza procedurą zawieszenia poboru akcyzy, o którym mowa w art. 79 ustawy akcyzowej, powstaje z dniem odbioru dostarczonych wyrobów akcyzowych przez odbiorcę na terytorium kraju. 

Przepisy przejściowe dotyczące ewidencji

Podmioty prowadzące ewidencje: 

• wyrobów akcyzowych w składzie podatkowym (art. 138a ust.1 ustawy akcyzowej),

• wyrobów akcyzowych wysyłanych z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy z miejsca importu (art.138b ustawy akcyzowej),

• wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo (art.138c ustawy akcyzowej),

• dokumentów handlowych towarzyszących przemieszczaniu wyrobów akcyzowych (art.138e ustawy akcyzowej),

• wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie (art.138f ustawy akcyzowej),

• suszu tytoniowego, wyrobów węglowych, wyrobów gazowych (art.138g, art.138i, art.138j ustawy akcyzowej),

• ilościową energii elektrycznej (art.138h ustawy akcyzowej),

• rodzaju, ilości i wartości wyrobów akcyzowych (art.138k ustawy akcyzowej),

• podatkowych znaków akcyzy (art.138l ustawy akcyzowej)

oraz księgi kontroli nad produkcją alkoholu etylowego, obrotem nim i jego zużyciem (art.138d ustawy akcyzowej) i dokumentację zawierającą informacje o czynnościach produkcyjnych dotyczących produkcji piwa, wina, napojów fermentowanych lub wyrobów pośrednich (art. 138o ustawy akcyzowej), zgodnie z przepisami dotychczasowymi, mogą je nadal prowadzić w dotychczasowej formie, pod warunkiem, że ich zakres danych pokrywa się z danymi określonymi w nowym rozporządzeniu.

Natomiast jeśli ich zakres danych się nie pokrywa, ewidencje prowadzone zgodnie z przepisami dotychczasowymi, mogą być prowadzone nie dłużej niż do 30 czerwca 2024 r. (§ 49 ust.1 nowego rozporządzenia)

W przypadku natomiast zakończenia prowadzenia ewidencji lub dokumentacji akcyzowych w postaci papierowej, podmiot prowadzący ewidencję lub dokumentację dokonuje jej zamknięcia i podsumowania na dzień zakończenia prowadzenia tej ewidencji lub dokumentacji, nie później jednak niż następnego dnia roboczego. Stan ewidencyjny ustalony w wyniku zamknięcia i podsumowania ewidencji lub dokumentacji, przenosi się jako stan początkowy odpowiednio do ewidencji lub dokumentacji prowadzonych zgodnie z nowym rozporządzeniem (§ 49 ust.2-3 nowego rozporządzenia)

Magdalena Miklewska

Ekspert w zakresie VAT i akcyzy